Thời gian nhận trả phòng của khách sạn? Những điều cần lưu ý

Thời gian nhận trả phòng của khách sạn là một trong những thông tin quan trọng nhất cần lưu ý khi đặt phòng khách sạn. Việc nắm rõ thời gian này sẽ giúp bạn có kế hoạch cho chuyến đi của mình một cách hợp lý, tránh những rắc rối không đáng có. Vậy thời gian nhận trả phòng của khách sạn sẽ như thế nào? Cùng Hoa Dalat Travel tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Thời gian nhận trả phòng của khách sạn

Để có một chuyến đi trọn vẹn, bạn cần lưu ý một số điều khi đặt phòng khách sạn, trong đó có thời gian nhận trả phòng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về thời gian nhận trả phòng của khách sạn, cũng như những điều cần lưu ý khi đặt phòng khách sạn

quy định về thời gian nhận trả phòng

1. Tại sao cần phải có quy định về thời gian nhận trả phòng của khách sạn

Nhằm dễ dàng cho việc quản lý và đảm bảo chất lượng dịch vụ, mỗi khách sạn đều có quy định riêng về thời gian check in – check out.

thời gian check-in, check-out

Để thuận tiện hơn trong quá trình tính toán chi phí, khi đặt phòng khách sạn bạn nhất định phải biết quy định về cách tính giờ check in – check out của khách sạn như thế nào.

2. Thời gian nhận trả phòng của khách sạn

Theo quy định về giờ check in check out khách sạn đối với một số thành phố lớn trong nước như: Hồ Chí Minh, Huế, Hà Nội, Đà Nẵng… thì thường chọn mốc 12h là ngày giờ đặt phòng và trả phòng.

Cụ thể giờ nhận phòng khách sạn rơi vào khoảng 12 giờ trưa đến 14 giờ chiều hoặc hơn, thời gian trả phòng đúng hoặc trước 12 giờ trưa của ngày hôm sau. Như vậy là bạn được tính phí 1 ngày tiền phòng.

những điều cần biết về thời gian nhận trả phòng

3. Tại sao lại có khoảng thời gian chênh lệch 2 tiếng như vậy?

Thông thường, thời gian trả phòng ở khách sạn là 12 giờ trưa của ngày hôm sau, còn thời gian nhận phòng là từ 12 giờ trưa đến 14 giờ chiều hoặc hơn. Khoảng thời gian chênh lệch 2 tiếng này được sử dụng để phục vụ cho hoạt động dọn phòng, setup phòng mới của bộ phận Housekeeping.

Trong buổi sáng, nhân viên buồng phòng sẽ tiến hành dọn dẹp, vệ sinh các phòng khách đang ở, phòng trống sạch, phòng trống bẩn. Sau khi khách check-out vào khung giờ từ 12h đến 14h, nhân viên buồng sẽ được phân chia dọn ưu tiên những phòng khách vừa trả – chuẩn bị có khách đến check-in để kịp phục vụ lượt khách mới.

Lý do thời gian nhận trả phòng khách sạn thường là 14h và 12h

Tại các khách sạn có quy mô lớn, lượng khách lưu trú cao, đặc biệt là vào mùa cao điểm du lịch, nhu cầu dọn phòng sẽ tăng lên đáng kể. Lúc này, các khách sạn thường sẽ có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên buồng phòng thời vụ để đảm bảo tiến độ dọn phòng đón khách trong “khung giờ cao điểm” từ 12h đến 14h hàng ngày.

Có một số khách sạn có quy định về thời gian check-in, check-out sớm hoặc trễ hơn 1 tiếng, chẳng hạn như check-in 14h – check-out 11h, check-in 15h – check-out 12h. Tuy nhiên, dù có khác biệt thế nào thì vẫn cần phải có khoảng chênh lệch 2, 3 tiếng giữa thời gian trả phòng và nhận phòng để nhân viên buồng thực hiện công việc.

Khoảng thời gian chênh lệch giữa trả phòng và nhận phòng ở khách sạn là một quy định cần thiết, giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ của khách sạn, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách lưu trú.

4. Quy định cần biết về thời gian nhận trả phòng của khách sạn

Nếu bạn nhận phòng trước thời gian quy định hoặc trả phòng sau thời gian quy định (sớm hơn 12 giờ trưa hoặc trả phòng muộn hơn 12 giờ trưa) thì bạn vẫn phải chịu phí của nửa ngày. Trong trường hợp bạn trả phòng muộn hơn 18 giờ thì phí đặt phòng của bạn sẽ được tính thêm một ngày nữa. Có nghĩa là dù bạn trả phòng lúc hơn 18 giờ ngày hôm trước với 12 giờ trưa ngày hôm sau thì mức thu phí vẫn tính theo một ngày. Mức phí phụ thu thường được tính theo tỷ lệ phần trăm giá phòng.

Thời gian nhận trả phòng

Ví dụ: Bạn đặt phòng khách sạn có giá 1.000.000 VNĐ/đêm, nếu bạn nhận phòng trước 14:00 hoặc trả phòng sau 12:00, bạn sẽ phải trả thêm phí phụ thu 30% giá phòng, tương đương 300.000 VNĐ.

Để tránh phát sinh thêm chi phí, bạn nên lưu ý thời gian nhận trả phòng khách sạn khi đặt phòng. Ngoài ra, bạn cũng nên hỏi kỹ nhân viên lễ tân về quy định về giờ check in – check out của khách sạn để có kế hoạch cho chuyến đi của mình một cách hợp lý nhất.

5. Cách tính giờ 1 đêm ở khách sạn

5.1. Đối với trường hợp nhận phòng sớm

• Check-in từ 5:00 – 9:00: Tính 50% giá phóng.
• Check-in từ 9h – 14:00: Tính 30% giá phòng.

5.2. Trường hợp trả phòng trễ

• Từ 12h – 15h: Phụ thu 30% giá phòng.
• Từ 15h – 18h: Phụ thụ 50% giá phòng.
• Sau 18:00: Phụ thu 100% giá phòng.

Ví dụ:

Khách hàng đặt phòng khách sạn Phú Quý Sóc Trăng vào lúc 2 giờ chiều ngày 17/02/2020 và sẽ trả phòng lúc 11:55 trưa ngày 18/02/2020.  Theo cách tính tiền phòng khách sạn thì giá phòng sẽ tương đương 1.500.000 VNĐ ngày. Nhưng nếu khách hàng đặt phòng sớm hơn lúc 11 giờ trưa đến 12 giờ trưa ngày hôm sau khách hàng vẫn chịu phí nửa ngày với giá phòng là 2.200.000 VNĐ.

tính giờ 1 đêm ở khách sạn

Còn nếu khách hàng trả phòng lúc 18:00 ngày 18/02/2020 sẽ chịu thêm phí 1 ngày ở nữa tổng cộng là 2 ngày với số tiền 3.000.000 VNĐ.

Một điểm lưu ý nhỏ nữa đó chính là theo nguyên tắc, những khách sạn từ 2 sao trở xuống sẽ có giờ nhận và trả phòng tính theo 12 giờ, còn những khách sạn 3-5 sao trở lên có thời gian nhận phòng là 14 giờ và trả phòng là 12 giờ. Trên đây là mức trung bình còn tùy vào khách sạn sẽ có những mức phụ thu khác nhau.

6. Những lưu ý khi đặt phòng khách sạn

Đặt phòng khách sạn là một bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho một chuyến du lịch. Để có được một trải nghiệm lưu trú trọn vẹn, bạn cần lưu ý một số điều sau:

6.1. Tìm hiểu kỹ giờ check-in, check-out

Thời gian check-in và check-out của các khách sạn thường là 12 giờ trưa. Tuy nhiên, cũng có một số khách sạn có quy định khác, chẳng hạn như check-in 14 giờ và check-out 11 giờ. Ngoài ra thì mỗi khách sạn sẽ có điều chỉnh khác đề phù hợp với hoạt động nên hãy tìm hiểu kỹ trước khi đặt nhé!

lưu ý khi đặt phòng khách sạn

Ngoài ra, có nhiều dịch vụ đi kèm khách sạn bao gồm cả dịch vụ miễn phí và tính phí như đồ ăn thức uống trong tủ lạnh, giặt là, ăn sáng, sử dụng hồ bơi… Nên bạn hãy đừng quên làm rõ để tránh trường hợp không mong muốn. Ngoài ra, nghiên cứu chính sách của khách sạn vì biết đâu bạn có thể nâng cấp hạng phòng miễn phí nữa đấy.

6.2. Xem review trước khi đặt phòng

Những đánh giá của khách hàng trước đó là một nguồn thông tin hữu ích giúp bạn hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ của khách sạn. Bạn có thể tham khảo review trên các trang web đặt phòng trực tuyến, mạng xã hội, hoặc các diễn đàn du lịch. Nếu có những ý kiến phản hồi tốt và phù hợp với tiêu chuẩn của bạn thì có thể yên tâm lựa chọn.

Xem review trước khi đặt phòng

6.3. Đặt ra yêu cầu, tiêu chí khách sạn phù hợp

Bạn cần xác định rõ nhu cầu và tiêu chí của mình khi đặt phòng khách sạn. Ví dụ, nếu bạn đi du lịch cùng gia đình có trẻ nhỏ, bạn cần ưu tiên những khách sạn có vị trí thuận tiện, gần các khu vui chơi giải trí, hoặc có dịch vụ trông trẻ. Ngoài ra, nếu bạn dễ bị tỉnh giấc ngay cả với những tiếng động nhỏ nhất hay có trẻ nhỏ đi cùng, hãy ưu tiên những phòng nghỉ cách xa thang máy, ở trên tầng cao hoặc ở cuối dãy để đảm bảo sự yên tĩnh.

6.4. Lưu ý về các loại hóa đơn trước khi thanh toán

Trước khi thanh toán, bạn cần kiểm tra kỹ các loại dịch vụ được cung cấp trong giá phòng. Tránh trường hợp khách sạn tính thêm các khoản phí phát sinh không đáng có.

6.5. Kiểm tra kỹ phòng trước khi rời đi

Một chuyến du lịch vài ngày với nhiều hoạt động, sinh hoạt sẽ dễ dàng khiến bạn để quên đồ đạc đâu đó, hay rơi vào một ngóc ngách nhỏ mà bạn không để ý. Trước khi rời khỏi khách sạn, bạn cần kiểm tra kỹ phòng để tránh bỏ quên đồ đạc. Bạn có thể lập một danh sách đồ đạc cần mang theo để dễ dàng kiểm tra. Một số đồ dùng cá nhân nhỏ hay sạc điện thoại, ví tiền, tai nghe rất dễ bị bỏ lại.

Kiểm tra kỹ phòng trước khi rời đi

Thực tế, nhiều khách sạn sẽ liên hệ để trả lại đồ để quên cho khách, nhưng không phải lúc nào nhân viên khách sạn cũng kịp tìm thấy đồ của bạn trước khi có vị khách tiếp theo nhận phòng, hoặc nếu bạn đi từ Hà Nội tới du lịch tại Phú Quốc thì công đoạn gửi trả lại đồ cũng không tiện lợi chút nào!

6.6. Một số lưu ý khác

Bạn nên đặt phòng khách sạn sớm, đặc biệt là vào mùa cao điểm du lịch. Ngay cả khi các thông tin về khách sạn đã được cập nhật đầy đủ trên website, bạn cũng có thể nói chuyện trực tiếp với nhân viên lễ tân để làm rõ những thông tin trong quá trình đặt, sử dụng phòng, tránh chi phí phát sinh không cần thiết.

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng các dịch vụ đặc biệt, chẳng hạn như phòng hội nghị, tiệc cưới, bạn nên đặt trước để được phục vụ tốt nhất.

Bạn nên mang theo các giấy tờ tùy thân cần thiết khi nhận phòng khách sạn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tham khảo lựa chọn những khách sạn cao cấp, uy tín để giảm thiểu những rắc rối có thể xảy ra trong suốt quá trình lưu trú, du lịch của mình.

Với những lưu ý trên, bạn sẽ có được một trải nghiệm lưu trú trọn vẹn và đáng nhớ.

7. Mẹo tính giờ check-in, check-out khách sạn chuẩn xác

Để tránh bị mất tiền oan từ những khung giờ cũng như quy định mà các khách sạn đã đặt ra, bạn cần trang bị cho mình một số kỹ năng trong việc nhận và trả phòng ở khách sạn.

Để tính giờ check-in, check-out khách sạn chuẩn xác, bạn có thể áp dụng công thức sau:

• Thời gian check-in = 14h + Số ngày lưu trú
• Thời gian check-out = 12h – Số ngày lưu trú

Ví dụ, bạn đặt phòng khách sạn 2 đêm, thời gian check-in là 14h ngày 1/1/2024, thời gian check-out là 12h ngày 3/1/2024.

tính giờ check-in, check-out khách sạn chuẩn xác

Không phải khách sạn nào cũng đặt ra thời gian nhận và trả phòng như trên, do đó bạn cần phải tìm hiểu trước giờ nhận trả phòng khách sạn, khách sạn qua đêm từ mấy giờ, cách tính tiền phòng khách sạn đó…, để có được sự chuẩn bị tốt hơn khi đến nhận phòng. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến một số trường hợp đặc biệt sau:

• Nếu bạn muốn check-in sớm hơn hoặc check-out muộn hơn, bạn cần thông báo cho khách sạn trước để được sắp xếp phòng. Khách sạn có thể thu thêm phí nếu bạn check-in sớm hoặc check-out muộn.
• Nếu quý khách muốn check in sớm hơn hoặc check out muộn hơn cũng có thể thương lượng trước với quầy lễ tân khách sạn để đưa ra mức thu phụ phí hợp lý, đảm bảo mức thu đấy không quá đắt đỏ.
• Nếu bạn muốn ở thêm vài tiếng, bạn có thể đặt phòng theo giờ. Giá phòng theo giờ thường rẻ hơn so với đặt phòng ngày.

Với những mẹo trên, bạn sẽ có thể tính giờ check-in, check-out khách sạn chuẩn xác, tránh bị mất tiền oan.

Trên đây là toàn bộ những thông tin giúp bạn giải đáp câu hỏi “Thời gian nhận trả phòng của khách sạn như thế nào?” Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích đối với bạn. Cảm ơn bạn đã luôn quan tâm, theo dõi bài viết của chúng tôi!  

Những câu hỏi thường gặp về chủ đề thời gian nhận trả phòng của khách sạn?