Đặt phòng là gì? Quy trình đặt phòng khách sạn chuẩn như thế nào?

Đặt phòng là gì? Đặt phòng khách sạn là một thủ tục quen thuộc đối với nhiều người, đặc biệt là khi đi du lịch hoặc công tác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm đặt phòng khách sạn, quy trình đặt phòng khách sạn chuẩn, và một số lưu ý khi đặt phòng khách sạn.

[toc]

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về đặt phòng là gì? Quy trình đặt phòng khách sạn chuẩn như thế nào? Mời bạn hãy cùng Hoa Dalat Travel tìm hiểu ngay nhé!

Đặt phòng là gì?	Đặt phòng là quá trình khách hàng liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ lưu trú, chẳng hạn như khách sạn, resort, homestay,… để yêu cầu đặt phòng, bao gồm thông tin về loại phòng, số lượng phòng, thời gian lưu trú, và các yêu cầu khác.
2 hình thức đặt phòng khách sạn	Hoạt động đặt phòng lưu trú trong các khách sạn hiện nay được chia thành 2 hình thức là đặt buồng đảm bảo và đặt buồng không đảm bảo
Lợi ích của việc đặt phòng	Việc đặt phòng mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, bao gồm được đảm bảo có phòng lưu trú trong thời gian và loại phòng mà mình yêu cầu. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trú có chương trình ưu đãi cho khách hàng đặt phòng trước.
Khi đặt phòng cần lưu ý những gì?	Khi đặt phòng, khách hàng cần lưu ý một số vấn đề sau: kiểm tra thông tin đặt phòng, thanh toán đặt phòng đầy đủ , xem xét kỹ chính sách hủy phòng

1. Đặt phòng là gì?

Đặt phòng là quá trình khách hàng liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ lưu trú, chẳng hạn như khách sạn, resort, homestay,… để yêu cầu đặt phòng, bao gồm thông tin về loại phòng, số lượng phòng, thời gian lưu trú, và các yêu cầu khác.

2. Hai loại đặt phòng chính

Có hai loại đặt phòng chính, đó là:

2.1.  Đặt buồng đảm bảo (Guaranteed Reservation)

2.1.1. Đặt buồng đảm bảo là gì?

Đặt buồng đảm bảo là loại đặt buồng mà khách sẽ thanh toán trước cho khách sạn một số tiền hoặc đồng ý trả cho khách sạn những phòng đã đặt trước để khách sạn giữ phòng cho khách đến khi khách đến hoặc đến thời gian check-out của ngày hôm sau, dù khách có tới ở hay không.

Trường hợp khách không đến hoặc không hủy đặt phòng/ hủy đặt phòng sai quy định sẽ phải đền bù cho khách sạn theo thỏa thuận giữa hai bên.

Ví dụ khách đặt phòng từ 5/2 – 10/2, nếu khách đặt buồng đảm bảo, khách sạn sẽ giữ phòng cho khách đến 12h ngày 6/2. Nếu quá thời gian này, nếu khách không đến cũng không hủy theo quy định thì khách phải đền bù cho khách sạn. Số tiền đền bù thường sẽ bằng 1 đêm tiền phòng.

2.1.2. Mục đích của việc đặt buồng đảm bảo

Mục đích của việc đặt buồng đảm bảo là để khách sạn và khách đặt phòng đều có lợi. Khách sạn sẽ chắc chắn có doanh thu từ phòng đã bán – giúp ổn định hoạt động kinh doanh khách sạn. Khách đặt phòng sẽ chắc chắn có phòng ở – đặc biệt là vào mùa du lịch cao điểm.

Với đặt buồng đảm bảo, cả khách sạn và khách đặt phòng đều có những quyền lợi và trách nhiệm nhất định.

2.1.3. Các hình thức đặt buồng đảm bảo

2.1.3.1. Đảm bảo bằng việc trả trước tất cả số tiền thuê phòng (Prepayment)

Khách hàng trả trước cho khách sạn tổng số tiền phòng cho những đêm sẽ lưu trú trước ngày đến làm thủ tục check-in.

2.1.3.2. Đảm bảo bằng đặt cọc trước (Deposit)

Khách hàng trả trước một khoản tiền tùy theo quy định tiêu chuẩn của khách sạn hoặc theo thỏa thuận giữa khách và khách sạn. Khoản tiền đặt cọc này sẽ được hoàn trả cho khách hàng khi khách hàng đến nhận phòng và thanh toán đầy đủ giá phòng.

2.1.3.3. Đảm bảo bằng thẻ tín dụng (Credit card)

Khách hàng sử dụng thẻ tín dụng để đảm bảo cho việc đặt buồng của mình. Khi khách hàng không đến lưu trú hoặc hủy đặt buồng không đúng quy định, công ty phát hành thẻ tín dụng sẽ thanh toán cho khách sạn.

2.1.3.4. Đảm bảo bằng uy tín của đại lý du lịch, hãng lữ hành

Các đại lý du lịch, hãng lữ hành có ký hợp đồng với khách sạn đảm bảo chịu trách nhiệm thanh toán những phòng khách đặt không đến hay không báo hủy đúng quy định.

2.1.3.5. Đảm bảo bằng uy tín của cơ quan, công ty gửi khách cho khách sạn

Các cơ quan, công ty gửi khách cho khách sạn thỏa thuận thanh toán những phòng khách đã đặt trước nhưng không đến lưu trú và không hủy theo đúng quy định của khách sạn.

2.1.4. Những lưu ý khi nhận đặt buồng đảm bảo

Để đảm bảo quyền lợi của khách sạn và khách hàng, nhân viên đặt buồng cần lưu ý một số vấn đề sau khi nhận đặt buồng đảm bảo:

• Thông báo rõ thời gian hủy phòng và khoản tiền bồi thường: Nhân viên đặt buồng cần thông báo rõ cho khách thời gian khách sạn hủy buồng nếu khách không đến hoặc đến muộn so với quy định của khách sạn. Khoản tiền bồi thường này sẽ được quy định trong chính sách đặt phòng của khách sạn.
• Thông báo thời gian đặt cọc, số tiền đặt cọc và phương thức đặt cọc: Nhân viên đặt buồng cần thông báo cho khách thời gian đặt cọc, số tiền đặt cọc và phương thức đặt cọc. Tuy nhiên, tùy thuộc vào thời điểm kinh doanh hay đối tượng khách hàng mà nhân viên đặt buồng có thể linh hoạt.
• Thu tiền cọc: Với khách thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc du lịch thì khách sạn trực tiếp thu tiền cọc. Với trường hợp khách đặt đảm bảo bằng hình thức chuyển khoản, nhân viên cần thông báo chính xác số tài khoản ngân hàng và tên ngân hàng giao dịch.
• Kiểm tra thẻ tín dụng: Với trường hợp khách đảm bảo bằng thẻ tín dụng, nhân viên cần yêu cầu khách xuất trình thẻ tín dụng để kiểm tra (verify). Sau đó, nhân viên in phiếu ghi nhận những thông tin về thẻ như: loại thẻ, số thẻ, thời hạn thẻ, tên chủ sở hữu và mã số chấp nhận của ngân hàng thanh toán thẻ. Phiếu này sẽ được lưu vào trong hồ sơ đặt buồng của khách.

Trường hợp khách không trực tiếp đến khách sạn: nhân viên xin địa chỉ email của khách, gửi cho khách mẫu thông tin tài khoản, yêu cầu khách điền đầy đủ không tin và gửi lại cho khách sạn.

Việc lưu ý những vấn đề trên sẽ giúp nhân viên đặt buồng đảm bảo quyền lợi của khách sạn và khách hàng, tránh xảy ra những tranh chấp không đáng có.

2.2.  Đặt buồng không đảm bảo (Non – Guaranteed Reservation)

2.2.1. Đặt buồng không đảm bảo là gì?

Đặt buồng không đảm bảo là loại đặt buồng mà khách sạn chỉ giữ phòng cho khách đến một thời gian nhất định, tùy theo chính sách của từng cơ sở lưu trú (thường là 18h của ngày khách đến). Nếu quá thời gian này, nếu khách không đến, khách sạn có thể bán phòng cho khách khác mà khách đặt không phải trả bất kỳ khoản phí nào khác.

Nhiều khách du lịch chọn hình thức đặt buồng không đảm bảo vì chưa chắc chắn về thời gian lưu trú cũng như số lượng phòng cần thuê. Đối với các cơ sở lưu trú, hình thức đặt buồng này có thể làm ảnh hưởng đến công suất và doanh thu vì có thể sẽ mất cơ hội của khách đặt buồng đảm bảo.

2.2.2. Những lưu ý khi nhận đặt buồng không đảm bảo

• Nhân viên nhận đặt buồng phải thông báo cho khách chính xác thời gian khách sạn hủy buồng.
• Nhân viên nhận đặt buồng phải lưu ý cho khách thời gian xác nhận lại việc đặt buồng để khách sạn chủ động kế hoạch tổ chức phục vụ.
• Không nên nhận đặt buồng không đảm bảo với khách đoàn.
• Không nên nhận đặt buồng không đảm bảo vào mùa cao điểm đông khách nhằm hạn chế số lượng buồng ảo.

3. Quy trình đặt phòng khách sạn chuyên nghiệp

3.1.  Xác định yêu cầu đặt phòng khách sạn của khách hàng

Khi đặt phòng khách sạn, việc đầu tiên là lễ tân phải xác nhận các yêu cầu đặt phòng của khách hàng. Lễ tân hoặc nhân viên đặt phòng phải ghi lại đủ các thông tin liên quan đến khách hàng như họ tên, số điện thoại, căn cước công dân, thời gian dự kiến nhận phòng và trả phòng, loại phòng, giá phòng, hình thức thanh toán.

Lễ tân hoặc nhân viên đặt phòng cũng có thể hỏi thêm những yêu cầu đặc biệt của khách để phía khách sạn sẵn sàng đáp ứng dịch vụ.

3.2.  Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn

Khi nhận đặt phòng của khách, nhân viên phải xem lại trên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn để xem lại số lượng phòng trống, số lượng phòng trống theo từng loại để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của khách.

Trong trường hợp số lượng khách đặt phòng không đảm bảo quá cao, bộ phận đặt phòng có thể xem xét và dựa vào tình hình thực tế để chấp nhận tình trạng overbooking một tỷ lệ vừa phải.

3.3.  Nhập thông tin khách hàng vào hệ thống

Sau khi xác nhận tình trạng phòng và thông tin khách hàng, nhân viên khách sạn sẽ tiến hành nhập lên máy tính hoặc hệ thống quản lý theo mẫu. Có 2 loại mẫu đặt phòng là mẫu đặt phòng khách sạn cho khách lẻ và mẫu đặt phòng khách sạn cho khách đoàn.

3.4.  Khách sạn xác nhận lại và lưu thông tin đặt phòng

Sau khi nhận đặt phòng khách sạn, nhân viên xác nhận lại thông tin đặt phòng của khác theo quy định của khách sạn để tránh sai sót, sau đó mọi thông tin của khách, thông tin về đặt phòng phải được lưu giữ và cập nhật đầy đủ trong hệ thống máy tính hoặc phần mềm quản lý của khách sạn.

3.5.  Liên lạc lại với khách để xác nhận thông tin

Đối với khách đặt phòng trong một quãng thời gian, trung bình khoảng 3 ngày đối với khách lẻ và 15 ngày đối với khách đoàn, thành viên trong bộ phận đặt phòng phải liên hệ trực tiếp với khách để xác nhận lại tình trạng phòng đặt, xem khách có thay đổi gì không để có phương án xử lý kịp thời.

3.6.  Đưa mã số booking cho khách hàng

Sau khi đã xác nhận với khách thông tin về tình trạng phòng trên hệ thống, nhân viên khách sạn sẽ tiến hành xác nhận đặt phòng cho khách trên hệ thống và đưa cho khách mã số booking để chắc chắn rằng khách sạn của bạn đáp ứng được yêu cầu của họ.

3.7.  Cập nhật tình hình đặt phòng khách sạn

Hằng ngày nhân viên phải cập nhật và tổng hợp tình hình giao dịch trong ngày để khách sạn nắm được tình hình khách, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thủ tục cũng như phục vụ khách một các tốt nhất.

4. Quy trình đặt phòng dành cho khách hàng

Quy trình đặt phòng có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, bao gồm:

• Gọi điện thoại cho nhà cung cấp dịch vụ lưu trú: Đây là cách đặt phòng truyền thống và phổ biến nhất.
• Gửi email cho nhà cung cấp dịch vụ lưu trú: Đây là cách đặt phòng nhanh chóng và tiện lợi.
• Đặt phòng trực tuyến: Đây là cách đặt phòng được nhiều người lựa chọn vì sự tiện lợi và đa dạng về lựa chọn.

5. Các trạng thái booking trong đặt phòng khách sạn

• Confirmed: Đặt phòng đã được xác nhận trước khi khách đến.
• Operational: Đặt phòng đã được xác nhận và khách đang lưu trú trong khách sạn.
• Completed: Đặt phòng đã được xác nhận, sau khi khách đã check-out.
• Cancelled: Đặt phòng đã bị hủy.
• Cancelled With Penalty: Đặt phòng đã bị hủy và khách bị phạt theo quy định đặt phòng của khách sạn.
• No Show: Khách đã đặt phòng nhưng không nhận phòng.
• No Show With Penalty: Khách đã đặt phòng nhưng không nhận phòng, khách bị phạt theo quy định đặt phòng của khách sạn.
• On Request: Nhận đặt phòng nhưng hiện tại khách sạn không còn phòng trống.
• Unsuccessful: Đặt phòng vượt qua khoảng thời gian check-in và check-out.

6. Lưu ý khi đặt phòng dành cho khách hàng

Khi đặt phòng, khách hàng cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Kiểm tra thông tin đặt phòng: Khách hàng cần kiểm tra kỹ thông tin đặt phòng trước khi xác nhận, bao gồm: loại phòng, số lượng phòng, thời gian lưu trú, giá phòng, các yêu cầu khác (nếu có).
• Thanh toán đặt phòng đầy đủ: Khách hàng cần thanh toán đặt phòng đầy đủ theo quy định của nhà cung cấp dịch vụ lưu trú để đảm bảo quyền lợi của mình.
• Xem xét kỹ chính sách hủy phòng: Khách hàng cần xem xét kỹ chính sách hủy phòng của nhà cung cấp dịch vụ lưu trú để tránh bị mất phí khi hủy phòng.

7. Lợi ích của việc đặt phòng trước cho khách hàng

Việc đặt phòng mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, bao gồm:

• Đảm bảo có phòng lưu trú: Khi đặt phòng, khách hàng sẽ được đảm bảo có phòng lưu trú trong thời gian và loại phòng mà mình yêu cầu.
• Nhận được ưu đãi: Nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trú có chương trình ưu đãi cho khách hàng đặt phòng trước.
• Tiết kiệm thời gian: Việc đặt phòng trước giúp khách hàng tiết kiệm thời gian khi đến nhận phòng.

Đặt phòng là một thủ tục quan trọng khi đi du lịch hoặc công tác. Việc đặt phòng giúp khách hàng đảm bảo có phòng lưu trú và nhận được các ưu đãi từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trú. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về đặt phòng và quy trình đặt phòng chuẩn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đặt phòng là gì của chúng tôi!

Những câu hỏi liên quan về chủ đề đặt phòng là gì

dulichdalat.pro Tháng Tư 22, 2024